Cher client,

Dans le cadre de la crise sanitaire et des mesures de confinement annoncées par le Président de la République le 28 octobre et précisées ensuite par le gouvernement, nous nous adaptons afin de continuer à vous servir au mieux. Le confinement décrété par le gouvernement est plus souple que celui de mars, et nous avons depuis, collectivement, acquis une maturité et une expérience pertinentes dans ce nouveau contexte, comme par exemple la réalisation de plusieurs milliers de jours d’audit à distance et une plus grande dématérialisation des documents et des processus.

Ainsi, dans le cadre de notre continuité d’activité, nous pouvons vous proposer un accompagnement adapté et dans la grande majorité des cas être en mesure de maintenir les audits aux dates prévues ou de sécuriser votre certification. Les principes appliqués à chaque situation visent d’une part à maximiser l’usage du travail à distance afin de protéger les personnes et réduire le risque de contagion, et d’autre part à respecter les exigences techniques, normatives, règlementaires ou d’accréditation.

Ces principes se déclinent alors :

- Si votre audit est déjà planifié ou devrait intervenir d’ici fin 2020 et que votre activité se poursuit :
     - réalisation de l’audit 100% à distance à la date prévue, chaque fois que les règles du référentiel ne l’interdisent pas.
     - sinon, réalisation de l’audit en partie sur site et en partie à distance à la date prévue si les règles du référentiel ne l’interdisent pas
     - sinon, réalisation de l’audit sur site à la date prévue
     - sinon report de l’audit, avec ou sans éventuelle conséquence sur la validité du certificat.

Notez que les règles de réalisation des audits 100% à distance ont été assouplies durant cette période particulière.

- Si votre audit est déjà planifié ou devrait intervenir d’ici fin 2020 et qu’une partie significative de l’activité à auditer est arrêtée rendant impossible le maintien de l’audit :
     - report de l’audit, avec ou sans éventuelle conséquence sur la validité du certificat. Si nécessaire, des mécaniques dérogatoires adaptées à votre situation seront envisagées en lien avec votre chargé.e de clientèle. Dans ce cadre, nous nécessiterons de votre part une attestation afin de pouvoir engager ces mécaniques dérogatoires sécurisant votre certificat. Le modèle vous sera fourni par votre chargé.e de clientèle.

Durant toute cette période, nos services sont assurés à 100% par nos équipes en condition de télétravail avec accès sécurisé à tous les outils ou données nécessaires à votre accompagnement. Votre interlocuteur dédié reste à votre disposition et demeure votre point de contact privilégié aux numéros de téléphone et adresses e-mail habituels pour répondre à vos questions et gérer vos préoccupations spécifiques.

Nous restons attentifs aux évolutions qui ne manqueront pas d’intervenir dans les semaines qui viennent, et nous sommes confiants de pouvoir atténuer efficacement les impacts de ce nouveau confinement sur votre certification, tout comme nous avons su le faire lors de la première vague.

Enfin, je vous remercie personnellement de la bienveillance que vous avez démontrée lors du premier confinement auprès de nos collaborateurs et auditeurs, et que vous démontrerez sans doute encore lors des premiers jours de ce second confinement. Ils doivent faire face une nouvelle fois à l’afflux important et bien compréhensible de vos appels, mails et questions, tout en absorbant un ensemble de consignes qui leurs sont indispensables pour apporter les réponses adaptées à votre situation spécifique. Soyez assurés, qu’ils demeurent engagés à vous apporter leur soutien et je leur rends hommage ici.

Laurent DAHMANI
Directeur Général Adjoint
AFNOR Certification

En cette période inédite, les équipes d’AFNOR Certification travaillent à distance et restent mobilisées pour vous accompagner au mieux.

En cas de besoin vous pouvez joindre vos interlocuteurs, votre chargé de clientèle et votre commercial, à leurs numéros habituels. Si vous aviez du mal à les contacter nous vous invitons à leur envoyer un e-mail (aux adresses indiquées ci-dessus dans votre espace client), ils vous répondront dans les plus brefs délais.

L'accueil du public est suspendu sur les sites de La-Plaine-Saint-Denis et en province, plus d'informations sur cette page

Chers Clients,

Jeudi 12 et samedi 14 mars, le gouvernement français a annoncé de nouvelles recommandations et mesures afin de faire face à la pandémie du Covid-19. Celles-ci vont avoir un impact significatif dès lundi 16 matin. Nous avons bien conscience que l’ampleur et la soudaineté de ces mesures vont provoquer en ce début de semaine et dans toutes les entreprises des difficultés difficilement anticipables.

Dans ce contexte, nous tenons à vous assurer de notre compréhension dans l’éventualité où ce lundi 16 ou mardi 17 vous auriez un audit sur site dont vous ne pourriez plus assurer la tenue. Sans appliquer aucune pénalité, nous nous efforcerons de planifier ces journées d’audit à de nouvelles dates ou bien de trouver avec vous une solution alternative propre à votre situation. Dans une telle éventualité, nous vous prions de contacter votre chargé de clientèle au plus tôt.

Pour tous les audits qui se dérouleront dans les semaines à venir, nous vous invitons à vous rapprocher de vos chargés de clientèle : certaines certifications sont très strictement encadrées, et ne laissent aux organismes de certification aucune latitude sur la conduite à adopter. Mais, pour la grande majorité des cas, des marges de manœuvres existent tant pour la réalisation d’audits à distance que le maintien temporaire extraordinaire de certificats. Nous avons ainsi élaboré un ensemble de solutions alternatives dont la pertinence doit être envisagée avec vous au cas par cas.

Nous nous permettrons bien évidemment de faire évoluer ces dispositions en fonction de l’évolution de la situation et vous en tiendrons informés.

Soyez assurés que vous servir de notre mieux et garantir la crédibilité et valeur de nos certificats sont deux piliers constitutifs d’AFNOR Certification. Dans le contexte de crise que nous connaissons, ces deux piliers restent au centre de notre raison d’être. Nous aurons donc à cœur de vous proposer chaque fois la réponse la plus adaptée à votre situation et à votre besoin.

Bien cordialement

Franck Lebeugle

Chère cliente, cher client,

Dans le contexte de l'épidémie de coronavirus qui touche désormais notre pays et au-delà, nous souhaitons partager avec vous les mesures prises par AFNOR Certification dans le cadre de son plan de continuité d'activité, mesures qui visent à maintenir la délivrance de notre service pour vous accompagner au mieux.

Nos mesures tiennent compte des préconisations formulées par les autorités publiques sur le site du gouvernement https://www.gouvernement.fr/info-coronavirus et sont donc susceptibles d'évoluer en fonction de la situation.

Une cellule de veille et un comité de pilotage dédié au niveau du Groupe AFNOR assurent le suivi et l'ajustement du plan d'actions en conséquence.

Tous les déplacements professionnels des collaborateurs AFNOR et des auditeurs en Asie, Iran et Italie ont été immédiatement interdits dès l'identification de ces zones à risque.

>

Dans le cas où vous souhaiteriez être rassuré quant au fait que le ou les auditeurs qui interviennent dans votre organisation ne présenteraient pas de risque spécifique de véhiculer le coronavirus, nous vous invitons à vous rapprocher d'eux. Nous leur avons recommandé une communication transparente en la matière.

Réciproquement, vous pourriez être vous-même sollicité par nos auditeurs à propos de la situation du site où se déroule l'audit.

>	Il serait aimable et apprécié de confirmer la tenue de l'audit à votre responsable d'audit entre 2 et 4 jours ouvrés avant la date prévue, en mettant votre chargé de clientèle en copie.

Notre objectif est d'assurer la continuité du service et des certificats que nous vous délivrons. Aussi si vous pensez que votre organisation n'est pas à même d'accueillir l'auditeur ou l'équipe d'audit, nous vous remercions de vous rapprocher de votre chargé de clientèle pour lui exposer votre situation.

>	Il est important que vous formalisiez et motiviez votre éventuelle demande de report par mail auprès de votre chargé de clientèle.

Nous pourrons alors vous informer des possibles conséquences et envisager ensemble, dans les cas exceptionnels, des solutions alternatives plus ou moins extraordinaires et à distance qui répondraient à votre besoin et qui permettraient d'éviter une suspension du certificat, ou de prolonger votre certificat au-delà de sa date d'expiration. Aucune des mesures que vous envisageriez directement avec votre auditeur ne pourrait être mise en oeuvre sans validation préalable de votre chargé de clientèle.

Par ailleurs, nous attirons votre attention sur le fait que le plan gouvernemental, à ce stade, ne prévoit que peu de mesures contraignantes mais recommande des comportements à privilégier. Pour l'instant, et en l'absence d'obligations qui vous seraient spécifiques, il semblerait que toute décision unilatérale de report ou d'annulation d'audit resterait de la responsabilité de l'entité qui le demande.

Enfin, pour l'organisation des déplacements de nos auditeurs, nous avons révisé notre politique voyage en leur demandant de retenir des solutions flexibles (exemple billets échangeables) qui pourraient entrainer quelques surcoûts. C'est la raison pour laquelle nous leur avons recommandé de vous contacter en amont de l'audit pour vous informer des modalités envisagées.

>

Si les modalités de déplacement ne vous convenaient pas, nous vous remercions alors de leur signaler votre désaccord dans les meilleurs délais, et au maximum sous deux jours ouvrés, en mettant votre chargé de clientèle en copie. Le cas échéant, vous pouvez également prendre en charge directement les réservations si vous le souhaitez.

Nous vous remercions par avance de votre compréhension et de votre coopération pour la mise en place de ces mesures exceptionnelles.

Ces mesures étant susceptibles d'évoluer en fonction de la situation sanitaire, nous vous invitons à consulter régulièrement votre Espace Client en ligne.

Soyez assuré que, dans cette période aux circonstances toutes particulières, notre priorité est de vous permettre la continuité de notre service de certification.


Les équipes AFNOR Certification